如何撰寫成功的新聞稿
簡單說，新聞稿就是寫給媒體的書面報告，它涵蓋各種新聞事件，包括預定事件、人事變動、獎賞通報、新產品或新服務的推出、銷售業績等等。新聞稿能為記者要進行深度報道提供第一手資料，一般來說，記者都是先接到公司新聞稿，然後才考慮是否進行深度報道。此外，新聞稿還是公關工作中的最基本工具，只要掌握其正確的形式，任何人都能學會寫新聞稿。
一般印象中，除了大企業外，普通公司很少寄發新聞稿給媒體，其實發新聞稿是一件非常划算的事，一來發新聞稿不用多花錢，二來有非常不錯的廣告宣傳效果，如果我們嘗試發新聞稿給新聞媒體，除了可以加強記者對於我們品牌的印象，另一方面也可以創造新聞議題，進而增加曝光度，可以說是好處多多！然而，一般公司撰寫的新聞稿，與記者所寫的新聞不盡相同，記者必須站在中立，作出詳實公正的報導，這類新聞通常是綜合性，不會單純為了某一品牌或商品而為之，所以我們常見的記者報導都是全方面或廣談趨勢類型。但是公司行號所寫的新聞稿，雖力求字面上保持客觀立場，但實際上卻隱含著表現自己產品優點的私心，目的是為了爭取在新聞版面上的曝光，所以我們如何寫出一篇吸引人閱讀，同時又像是記者報導的新聞稿就非常重要了！
新聞發佈的過程中，每一個環節都要注意，不能馬虎，從發稿對象的選擇、給記者的 email 撰寫、輔助報導資料夾帶方式、發佈時間點決定、電話追蹤推廣、資料補充加強等，每個細節都大有學問，也是許多公司的公關或企劃非常容易輕忽的地方。
當你撰寫標題、副標題及正文時，記得要註明公司名稱，這樣新聞界人士及其他讀者都可以通過搜索引擎更加容易地搜索到你的新聞稿。還有要少用術語，如果出於表達準確的目的而用到行業術語，就一定要給出定義或備註說明，後續報道可以拓展成一篇完整的新聞報道。此外，媒體非常講究時效性，你寫的新聞必須是新近事件，時間不能隔太久，新聞發生的地點也不能太遠。
新聞中一定要有引語，最好是重要或主要人物說的話。引語不一定要是這個人確切說過的話，但一定要真實，不論怎樣，一定要符合這個人所表達的真實意圖。有了引語，業務繁忙的記者就不必特地抽身去做後續採訪了。
記住，大多數編輯室都在面臨工作負擔重、人手不夠的問題。如果你的新聞稿能為他們提供方便，就比較容易發表。如果你的新聞稿相當接近發表的要求，那麼編輯可能都不怎麼修改就直接發表了；但如果你的文章裡滿是浮誇的宣傳語、錯誤的格式等等，那麼編輯肯定會刪除這些沒用的東西。編輯就是決定文章採用與否的人，所以不要浪費他的時間。
新聞內容應該鼓勵積極向上，盡量不要寫一些負面能量或無關緊要的詞句。因為記者可能會把注意力轉移到想要調查這些事情，而不是你想要通過新聞稿強調的內容上。在未經允許的情況下，不要在新聞稿裡泄露他人的聯繫方式。另外，你在新聞稿中提供的可以聯繫的人，必須在新聞稿寄出後，保持聯繫暢通，避免錯過記者進一步詢問的機會。
新聞稿的架構
首先我們來談談新聞稿的架構，我們常見的新聞稿架構是「導言」加「內文」加「結語」。在導言中，我們會描述最重要的部分，再以時間先後為序描述內文，最後再做出結語收尾。這主要是根據讀者閱讀的心理而形成的架構，因為讀者迫切的想知道對過去所發生的新聞。人們在看報時，會先看標題，其次是導言，讓人再做一次判斷，如果還有興趣，即是主體的內容，亦即內文。
在格式方面，新聞稿的字數建議控制在八百字以內；標題約十六字、每個段落控制在兩百字以內，每行空一行以方便筆記。
根據經驗，新聞稿一定要先講到重點，最重要的部分先描述，事件的高潮安排在文章的開頭，就是導言，字數大約是 100 個字或不超過 10 行字，導言是摘錄這篇新聞稿的各個重點，次要的部分則放在屬於內文的二、三、四段，內文通常是就第一段導言做出詳細的分段說明。先講重點的好處是當版面需要刪減調整時，不會不小心將重點刪掉，也方便記者製作標題時的參考。
因為媒體記者通常一天要跑很多場記者會，收到的新聞稿更是不計其數，記者朋友不見得有時間一一把眾多的新聞稿看完，如果可以先用一個優先的段落把所有重點一次講完，這個段落還可以讓記者直接複製後貼上成為訊息稿與其它新聞合併，那絕對是記者們最喜愛的成功新聞稿。
撰寫新聞稿時，我們先掌握三個重點：趨勢、數字、權威。市面上的商品非常多，類似的牌子也不少，為何記者要報導我家的品牌呢？新聞稿也不是產品目錄，不是把所有的商品簡介都放上去，硬擠成一篇文章就叫做報導。有價值的新聞稿一定要講到趨勢，而趨勢是需要靠調查數字與專家的分析進行佐證，如果針對產品的神奇效果能有實驗數據佐證或知名專家背書，其可信度就非常高，這類商品絕對較其他商品來得突出，也會是媒體記者睜大眼時時關注的。如果你的商品種類太多，不用一一在新聞稿裡介紹，只簡單介紹一兩項明星商品，其他全系列商品用附件的方式條列介紹即可。
新聞稿的句子要短、段落也要短，一定要切忌長篇大論，能將事實表達清楚即可。言簡易賅，用詞越準確越好，不能含糊其詞。避免使用高深的專門術語或艱深字句，要方便讀者閱讀，也容易消化吸收。
在此歸納出新聞稿要被刊登需要有三個要點，第一是報導的內容必須是目前的熱門議題，第二是擁有特殊觀點或角色觀點，最後是一定要站在媒體與讀者的立場思考。
新聞稿的形式
現在，你已經有了寫作新聞稿所需的全部素材，那麼你打算怎樣寫成文呢？對於初學者來說，新聞稿不要寫得太長，最多一頁紙。沒有人會浪費時間在 5 頁紙的長篇大論上，除非是你寫的是八卦緋聞。
以下是新聞稿中應包含的內容：
即時發布的新聞應在頁面頂部居左標明。如果你想讓新聞延緩發布，就要在上面註明你想要延緩到哪一天。如果新聞稿上沒有註明日期，就會被默認為是即時發布的新聞。日期下面應居中寫上標題，標題下方可以用斜體寫上副標題，副標題的目的是進一步闡釋標題。新聞稿內文第一段要寫出最重要的資訊，如果以日期或地點開頭會讓新聞稿更有「新聞味」。第二（或第三）段接著寫次要資訊，這部分應包含引語與事實。最後放上公司資訊，提供公司本身有關的資訊，像是你們是一家什麼樣的公司？有哪些成就？企業目標是什麼？當記者利用你的新聞稿寫作新聞時，肯定會提及你的公司，寫上這部分資訊，會方便記者描述。新聞稿最下方記得標註聯繫方式，提供作者（即你自己）的聯繫方式。如果媒體對你的稿件感興趣，他們就知道如何聯繫你了。當今這個時代的新潮聯繫方式，像是即時通訊軟體也是聯繫方式之一，給別人一個公司的即時通訊帳號(例如 LINE 或 FB Messager)也是有必要的。
在正文下面寫公司資訊，這部分的標題應該是「關於XX公司」。用一兩段話介紹一下你的公司，每段 5-6 句話。這部分文字可以描繪你公司的基本情況、核心業務及商業政策。現在許多企業都有正式的宣傳手冊、宣傳片及企業策劃書等等，這些材料都可以引用到這一部分來。
接著這部分結尾，貼上公司的網址。網址應以完整的 URL 形式提供，如：https://www.example.com ，不要做超链接，否则印成紙稿的話，別人看到的會是「按此打開」。也不要放短網址，因為大家不知道這網址代表什麼。如果公司有獨立的新聞網，就要把新聞網的網址貼在這裡。因為新聞網上通常會有聯繫方式及宣傳材料。
導言
導言是指新聞開頭的第一部份，導言中不需冗詞贅字，只要能說出事情的重點即可。知名新聞寫作學者告訴我們，掌握 5W1H 原則的導言才是有清楚脈絡的摘要，導言的撰寫其實不是件難事，5W1H 就是為何(WHY)、何事(WHAT)、何地(WHERE)、何時(WHEN)、何人(WHO)、方法(HOW)，在導言中盡量包含 5W1H，品質自然不差。如果無法全部寫出來，可將「為何」與「何事」方面在第二、三段中的內文補述。對公關人員來說，找出該則新聞事件的特色，在導言中加以表現發揮強調，讓該則新聞具備吸引力才是重點。
內文
新聞稿的內文有二個重點，第一是發揮解釋的功用，把導言提到的事實解釋的更清楚；第二是作為導言的補充，補充導言所提到的次要事實，使這條新聞記載得更為周全；有時候我們也可以用內文分擔導言中過多的重點，以免導言變得臃腫冗長。無論是導言或是內文，適時提出一些學者或專家的看法，會提高新聞稿被媒體記者收錄與刊登的比例。
新聞稿的主要目的是要清楚地告知讀者你所要闡述的事件，我們應該避免咬文嚼字、鋪陳冗長、或是贅字過多等情形發生，力求易讀明瞭、詞句順暢、遣詞用字通俗化，字數保持在 300 字到 800 字間較宜。
寫作正文。你希望記者的深度報道中有什麼樣的內容，你所撰寫的新聞稿就要有相應的內容。記住，大多數的記者都是大忙人，他們沒有時間去深入了解某家企業的重大公告，所以你的新聞稿就是記者進行深度報道的主要資訊來源。換句話說，你希望記者報道什麼，新聞稿裡就要寫什麼。首先可以寫上日期及發出新聞的城市，如果不知道新聞該算那座城市，那就可以把城市略去。
新聞稿的導語（或首句）應簡單闡述新聞事件並引起讀者興趣。正文要緊湊，避免冗長的句子及段落，少用重複及濫用華麗辭藻或術語，應力求簡潔，不說廢話。正文第一段（2-3句話）應概述全文，然後適當加入細節。在現代快節奏的社會裡，不論是記者還是讀者，如果第一眼就對這篇新聞不感興趣，根本也就不會把全文看完。新聞稿應該專注在談事實，即活動、產品、服務、人物、目標、計劃、項目等。要提供儘可能多的事實，這才是寫作新聞稿。要寫出好的新聞稿，一個簡單的方法就是要涵蓋以下六個新聞要素：何人（Who）、何事（What）、何時（When）、何地（Where）、為何（Why）及如何（How）。
理清了基本要素，就可以把主要人物、產品、事件、日期及與新聞相關的其他資訊寫成連貫的文字了。如果你的公司不是新聞事件的主體，但是確實是新聞的提供方，那麼也要在正文中寫明。新聞稿要簡短、切中主題。如果直接向媒體寄送紙質稿，那麼正文必須使用兩倍行距。新聞稿最基本的原則為忠實地陳述事實，嚴禁杜撰或原文照抄，盡量不帶有個人情緒與主觀字眼。投稿前應確實檢查是否有錯別字？標點符號是否正確？地名、人名、英文拼音、時間、地點應正確無誤，禁止使用火星文或注音文。如果要內容富知識性與公信力，你可以引用政府統計相關數據、參考維基百科做名詞或歷史解釋、平衡報導同類型事物與說法、增加不同人士的想法與意見。
標題
一個簡短醒目的好標題，是吸引讀者往下把新聞看完的最重要觸媒。新聞稿的標題除了是吸引記者或編輯的眼球，更是爭取他們繼續往下看的滑梯。
要寫出吸引眼球注意的標題，就必須保持簡潔、清晰，並且能正中主題，標題也算是新聞主題的進一步濃縮。我們建議你在寫完新聞稿後再思考標題，一開始就先別管標題，等寫完導言與內文後再來考慮如何下標題。另外，言簡意賅的標題也是能夠用來吸引讀者注目的工具，在整篇新聞稿中有著至關重要的地位。
好的標題會吸引人有深入了解的慾望，正如報刊新聞的標題必須吸引讀者眼球一樣，新聞稿的標題也必須吸引到記者的眼球。標題可以描述一家企業新近的成就、一個具有新聞價值的活動、一件新產品、或是一項新服務。標題文字除了加粗以外，字型的大小也常常比正文部分要大。寫作標題最簡單的方法就是提取新聞稿中的關鍵詞再加以重組。有了關鍵詞，接著考慮如何將其連成邏輯通順、奪人眼球的表達句子。如果你需要在標題後寫一句概述，那麼也可以採取同樣的方法。利用關鍵詞寫標題，能使你的新聞稿更加容易被搜索引擎找到並建立索引，也方便記者及讀者了解新聞稿的大意。
設定最醒目的新聞標題。以簡潔有力的方式表達內文中最重要的意義，引起讀者閱讀本篇新聞的好奇心，勿流於空洞或贅字過多。
新聞角度
好的新聞角度是作者利用邏輯思維的方法，在編寫過程中對新聞事實進行觀察、分析、判斷，進而得出的一種新觀點和結論，並昇華為一種理性認知，是寫稿前的立足點。
俗話說橫看成嶺側成峰，遠近高低各有不同看法。選擇新穎的新聞角度，不僅能吸引讀者，而且能起到以小見大、增強指導性、提高新聞性、透過現象看到本質的最佳宣傳效果。新聞事實是客觀的，然而，從各個不同的角度去看，就會獲得不同的印象、得出不同的結論、寫出不同的新聞，這是因為新聞本身就有許多側面與角度，我們必須善於尋找發現最新穎、最獨特、最具魅力、最有價值的角度，使自己的新聞稿更有特色。這裡說的新聞也是對應你的產品或主題，我們可以從各個角度去描述。
- 側面角度
是指繞開被報導對象的正面，從側面尋找具有新意的事實材料、報導角度、報導思路等。口子小、角度新、似聲東、實擊西，這樣的新聞讀來饒有情趣。- 以小見大角度
一個重大的宣傳主題，或很有價值的重大事件，記者直接報導，可能不易把握其內涵，如果選擇一些有說服力的具體事實，通過細小的，卻很典型的事實反映重大事件或問題，新聞報導會變得生動、深刻，且有說服力。- 以大見小角度
在現實中，一些具體事件，如孤立看，它的新聞價值可能不容易被發現，如把它放在宏觀背景去考察，其新聞價值可能就容易顯露出來，這就是以大觀小的優勢。- 對比角度
俗語說『不怕不識貨，就怕貨比貨』，兩件可比的東西放在一起，誰個優，誰個劣，一目了然。- 焦點角度
任何事物都有自己區別於其他事物的特殊性，而最能體現事物特殊性的地方，也往往是人們感興趣的、最有價值的資訊。我們就要聚焦定位在這一點上。- 逆向角度
某個事物有沒有新聞價值，有時打破常規思維模式，從相反角度去思考，往往效果更佳。- 俯視角度
好比在天空中飛翔的鷹隼的眼睛，從空中的一點向四面八方擴散，有助於擴大你的視野，找出更多更新更有價值的新聞線索。
新聞稿的格式
新聞稿沒有固定規範的格式，只要力求版面清爽、分段清楚，易於識別即可。
聯絡人及方式的附註
留下聯絡人聯絡方式是便於記者想進一步了解事件相關資訊時，可以即時找到補充材料的管道或途徑。你可以重申導言，或以條列式放上詳細的商品資訊，然後再加上你個人的聯繫方式。如果你的新聞稿確實具有新聞價值，那麼記者自然會想要進一步了解，也可能想要採訪幾個相關人物。如果你認為讓媒體聯繫一下新聞中的關鍵人物也沒問題，那麼你也可以把他們的聯繫方式放在新聞稿中。例如，如果你的公司有了一項發明，你就可以提供研發小組的聯繫方式。如果個人不方便接受採訪，就要提供公司媒體部門或公關部門的聯繫方式。如果你們公司沒有特定的部門負責與媒體打交道，那就要指定某一個人專門負責扮演媒體與公司之間的橋樑。
聯繫對象必須直接與特定的新聞相關。聯繫方式必須包括：公司的正式名稱、媒體部門的正式名稱及聯繫人、公司地址、電話及傳真號碼(要有正確的國家/城市編號及分機號碼)、手機號碼、電子郵箱、公司網址、LINE ID。
如果可以的話，在裡面放一個新聞稿網路版本的連結。每寫完一篇新聞稿就上傳到公司的網站上是個好習慣，這樣既方便你提供連結，又能達到保存資料的目的。
最後，你可以用 3 個「#」號表示新聞稿的結尾。「#」號要居中並顯示在正文的最後一行，這是新聞媒體界的一個常用標準，當然，如果沒有加註 ###，也不是說記者就不看你的新聞稿，只是有 ### 會看起來顯得專業一點。
補充資料的準備
為了事件、產品、人物的解釋方便，你會向媒體記者提供一些數字、表格、說明、圖片或樣品作補充資料。如果你是提供照片，畫面之外能夠輔佐文字說明，會更增加新聞稿內訊息的說服力。
撰寫新聞稿的禁忌
- 太多技術性文字
對大部分的讀者或甚至記者而言，技術性文字會產生理解上的困難，造成新聞稿過於艱澀難懂。- 重點交代不清
撰寫新聞稿前，要先搞清楚明確的溝通目標是什麼？避免整篇新聞稿沒重點或不清不楚。- 太多冗言贅字
新聞稿一定要多次修改，去除文章中的冗言贅字，保持簡潔原則，避免造成閱讀上的困難，也給避免給新聞編輯增添不便。- 沒有新聞價值
沒有新聞價值的新聞稿就不算是新聞稿，這類新聞稿只是徒增媒體過濾新聞的負擔罷了！- 自我宣傳的味道太濃
新聞稿中如果企業宣傳意味太濃，或自家產品篇幅太多時，這類新聞稿是不易被媒體記者採納，新聞價值也較低。- 舊聞或老套
新聞稿也應該避免以舊聞充數，現在的新聞媒體都已經數位化，只要搜尋一下就知道新聞稿中的亮點是否曾被報導過，老套的新聞稿除了不上檯面外，也會降低該企業在記者心中的印象。
寫作技巧
以下是我們整理出寫作上要注意的技巧：
- 精簡扼要：使用簡潔明了的句子和清晰的段落結構，每段突出一個重點，讓讀者易於理解。
- 通俗易懂：以口語化的方式撰寫，使用常用詞彙，避免使用過於複雜的專業術語。
- 保持客觀：新聞稿的重點是描述事實，建議使用第三人稱來撰寫，避免個人主觀色彩的介入。
- 動詞表達動感：選用具有活力的動詞來傳達信息，讓讀者能夠形象地理解文中所描述的情節。
- 新鮮有趣的題材：選擇引人入勝且獨特有趣的題材，激發讀者的好奇心，讓他們對新聞感到興趣。
- 觸動情感回憶：善於聯繫讀者的過往經歷，觸發他們的情感回憶，使新聞稿更具共鳴和感人之處。
- 靈活運用文字：靈活運用文字表達自己的風格和個人特色，讓新聞稿更加生動有趣。
- 圖說和影片補充：如果空間允許，可以適當地加入圖說或影片，以提供更豐富的信息和視覺體驗。
新聞價值
通常一件可以被稱為「新聞」的事件，必然具備以下五項要件之一：
- 最新發生的事件，或事件的最新發展
- 與公眾有直接關係或顯著的影響
- 有人情味，富趣味性
- 新奇獨特，或彰顯衝突
- 戲劇性發展，出人意表的結果
成功的電子新聞稿應包含有新聞價值的賣點。由於傳媒機構對新聞價值的判斷不盡相同，故各類型媒體選擇的新聞亦不會完全相同。然而，他們選材也有共通點，以下有六個條件，符合愈多條件，題目便愈有新聞價值：
- 異常性 ─ 愈不平常愈有新聞價值，最廣為人知的例子：「狗咬人不是新聞，人咬狗是新聞」
- 影響性 ─ 影響愈多人，愈有新聞價值
- 時效性 ─ 愈近發生的事，愈有新聞價值
- 地域性 ─ 愈近閱聽族群的生活地域，愈有新聞價值
- 顯著性 ─ 愈出名的人事，愈有新聞價值
- 衝突性 ─ 愈有衝突元素，愈有新聞價值
以上所列只是基本原則。許多時候一件事是否具新聞價值，往往是取決於當日是否有其他更重要的事件。
沒有話題、新聞點（不有趣），根本不會吸引一般人的目光，自然也不會吸引記者去採訪，所以一定要找到話題。話題可以和時事作結合，沒有時事的話，就得靠名人（代言人），但有時候你找的代言人可能會模糊焦點，因為可能代言人紅了、卻對產品沒有幫助。如果話題還是太單簿，就需要想更多可能可以吸引不同路線的新聞記者的話題。沒有代言人，也可以說說故事，但有些產品，例如酒類商品，可能沒有辦法直接帶產品，這就需要搭配活動，讓人先注意到活動，進而看到產品，對產品加深印象，例如：酒商會常舉辦高爾夫比賽或時尚派對宴會。
如何找到新聞記者？
你可以上媒體網站找記者的電子郵件，或是將新聞稿投放給爆料信箱、看雜誌、買報紙等，或找相關路線新聞的記者，甚至你可以直接打電話到媒體直接找記者即可。
你的新聞稿越有新聞價值，就越可能被記者選中從而對其進行深度報道。請你先了解一下對於特定的市場來說，什麼才是「具有新聞價值」的新聞，然後根據你獲得的資訊去撰寫新聞討，吸引記者編輯眼光注目。
新聞稿要乾淨利落，標題與文章必須具有吸引力。新聞稿寄出去後，和其他類似稿件一起被丟棄在一邊的可能性很大，所以如果你希望自己的稿件被選中，就一定要文采出眾。不但要出眾，而且要盡力達到能夠讓記者或編輯不用修改而直接發表的要求。
當記者或編輯閱讀你的稿件時，他也在思考要花多久才能把你的新聞稿改成可以發表的文章。所以，如果你的文章錯誤連連、資料殘缺或者需要重寫，那麼他就會覺得太花時間而直接丟棄。因此你必須做到語法正確、掌握寫作基本知識，並且言之有物。
根據我們的觀察，早上寄達的新聞稿比較能引起記者或編輯的重視。早上的時候，媒體的人有時間把你的新聞歸入他們已經在撰寫的新聞中，在這一點上，你要特別細心。
請在新聞稿中加入其它資訊，提供一些證實你的新聞的材料，網上是不是能找到讀者認為有用的、有關你公司的資訊？如果有的話，就要加進去。如果你不放心自己寫的內容，就可以上網了解一下現在已有的相關資訊，說不定有人剛好已經寫好和你一樣的內容。
台灣地區媒體
以下是台灣地區常見的媒體機構。
發稿須知
- 專注時事議題：請撰寫具有新聞價值且針對時事議題的新聞稿，使其內容更具吸引力。避免過於商業化或過度宣傳，因為這樣的稿件往往難以獲得大型媒體的報道。
- 送稿標準：新聞稿的標準格式為800字，並附上3張相關圖片。請注意，媒體編輯有權進行內容的調整和圖片的挑選。
- 商家資訊和網址：新聞稿可以包含商家資訊和相關網址。然而，不是每個媒體都會保留這些商家相關資訊，因此請預料到一些媒體可能會刪除這些內容。
- 發佈後的修改：一旦新聞稿被媒體發佈，他們通常不接受對內容、字詞或圖片的修改。請事先考慮到這一點。
- 廣編服務的差異：多張照片、社群曝光、導流連結和瀏覽數據是與媒體廣告採購相關的服務。新聞稿並不包含這些服務，如果您需要這些服務，請另外告知，我們可以提供廣告採購方案。
- 適時送稿：為了確保新聞稿能及時發佈，請在當天中午前送出稿件。這樣可以確保當天的媒體報道。
- 週末服務限制：值得注意的是，大部分媒體在週六和週日並不提供新聞發佈服務。
最後的提醒
新聞稿中一定要不時增添號召性文字(行動呼籲)，就是讓人們在看完你的新聞後，會想要按照指示有所行動。例如，你寫新聞稿的目的是想讓讀者去購買某件產品嗎？如果是這樣，你就要講明這件產品在哪裡有賣。再如果你寫新聞稿是想讓讀者去訪問公司網站進一步了解你的公司嗎？如果是這樣，你就要放上公司的網址。
務必將新聞稿發送給特定媒體中專門負責你的類別的新聞記者(記者報導新聞都是有分類的)，各類新聞負責人的聯絡方式一般可以在各媒體的網站上找到，或直接打電話去詢問，很容易就會找到負責記者。但如果你將新聞稿同時大量傳送給多家媒體、多名記者，那就說明你可能是想投機取巧，而不是在針對特定的市場進行宣傳，記者採用你的新聞稿機率較低。想想看接收你稿件的媒體是否會對你寫的東西感興趣？如果你寄給了對的人，那麼他們顯然會很欣賞；但如果寄給了錯的人，你不就是在浪費時間嗎？把高質量的新聞稿寄給對的人，才是正確的作法。
當你使用電子郵件發送新聞稿時，少用花哨的或非正式字體。超大的字體及花哨的顏色不會給你的新聞稿加分，只會轉移別人的注意力，而忽視你的新聞價值。新聞稿要直接放在郵件正文中，盡量不要以附件的形式發送。如果你非要以附件發送的話，就要用純文字格式的文件。Word 文件檔是目前大多數媒體都能接受的檔案格式，但如果你的 Word 版本較高，建議你把 docx 格式文件另存為 doc 格式。現在的媒體，尤其是平面媒體，常常因為樽節開支，他們使用的文書處理軟體的更新比較慢，版本比較舊，如果你給太新的文檔格式，他們是無法順利開啟閱讀的。只有當你的資料中包含大量圖表時，才使用 PDF 格式檔案。另外，不要把新聞稿印出來以後再掃描成 Jpeg 文件發送，這既浪費對方編輯的時間，也浪費你自己的時間，直接把新聞稿內容打在郵件的正文裡寄出就可以了。
以電子郵件發送新聞稿時，盡量不要以「新聞稿」作為郵件主題。這樣的郵件只會淹沒在其他平淡無奇的郵件中，想吸引編輯的注意，就要將新聞稿標題作為郵件主題，如「某公司在新任 CEO 上任後短短半年內將市占率提高百分之七十」。如果你的標題非常奪人眼球引人好奇，也會使你的郵件脫穎而出，吸引編輯的注意。
一般建議大家在寫完新聞稿前先不要擬定標題，因為你也不知道你的採訪對象會說什麼，你寫的具體內容又是什麼。只有當你寫完初稿、開始修改導言的時候，再開始想標題。同時也建議你看看網上正式的新聞稿是怎樣寫的，學習你覺得不錯的新聞稿寫作風格、措辭、結構及格式，然後根據你的主文分析再找出合適標題即可。新聞稿經報社、雜誌社編輯後，還會再一次重新擬題，不過如果你取了一個特別好的標題，也會提升稿件被採用的機會。注意！標題一定要簡潔明瞭。
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